En el post de hoy te contamos qué es la conciliación bancaria, por qué es tan importante para la contabilidad de tu empresa y por qué deberías automatizarla.
Normalmente, la contabilidad de una empresa lleva libros auxiliares de contabilidad que registran todos los movimientos bancarios de la empresa, como, por ejemplo: el giro de cheques por pagos a proveedores, remuneraciones, honorarios, notas débito, notas crédito, anulación de cheques, etc. Este libro auxiliar es conocido como libro mayor de contabilidad.
Por otro lado, tenemos la cartola bancaria, que no es más que el extracto bancario en el que se muestra el historial de las diferentes operaciones o transacciones bancarias que ya han sido efectuadas.
La conciliación bancaria es una herramienta o proceso que permite visualizar y conciliar (lo que en contabilidad se conoce como “cuadrar”), los valores que la empresa tiene registrados en su contabilidad (libro mayor), con los valores que el banco suministra por medio de su resumen bancario, denominada cartola. Dicho de otro modo, la conciliación bancaria consiste en hacer que la información que tenemos en nuestros libros auxiliares de contabilidad cuadre o coincida con la información que aparece en la cartola bancaria.
Hasta aquí está todo claro pero entonces, ¿por qué es tan habitual que tanto la empresa como la entidad bancaria no coincidan en las operaciones bancarias?
Estos son algunos de los ejemplos más comunes:
- Que nuestra empresa haya girado un cheque y que el beneficiario del cheque aun no lo haya cobrado.
- Que el banco ya haya cargado una nota de débito en nuestra cuenta y que no lo hayamos registrado en nuestro libro mayor
- Notas de débito que aún no hayamos registrado en nuestro libro mayor
- Errores humanos, cuando no registramos debidamente conceptos o valores en nuestro libro de contabilidad.
La conciliación bancaria presenta muchos beneficios para nuestra empresa, porque…
- Nos ayuda a llevar la contabilidad de nuestro negocio al día. Tener actualizada nuestra información contable es sinónimo de finanzas saludables y controladas.
- Nos da seguridad en caso de que tengamos una inspección. Cuando tenemos medidas para detectar y solucionar cualquier desajuste en la contabilidad, podemos respirar tranquilos ante una inspección ya que la información de nuestras cuentas es veraz.
- Nos permite controlar mejor nuestros recursos económicos. La conciliación bancaria nos permite visualizar de forma clara y actualizada el estado financiero de nuestro negocio, es decir, la plata de la que disponemos.
- Nos ayuda a tomar mejores decisiones. Disponer de información veraz y actualizada es como pisar terreno firme, para decidir el rumbo de nuestra empresa sin dar un paso en falso.
¿Cómo y cuándo debemos hacer la conciliación bancaria?
Tenemos dos formas de hacerla: manual (seguramente con la ayuda de un documento de Excel) o automatizada. Además, cuanto más frecuente sea la conciliación más ordenada estará la información financiera de nuestro negocio, por eso se recomienda hacerla semanalmente.
La mayoría de las empresas medianas y grandes cuentan con una persona dedicada íntegramente a la contabilidad de la empresa; en estas empresas esa sería la persona encargada de cuadrar todos los datos contables de la empresa. Por el contrario, en la mayoría de las Pymes o pequeñas empresas es el propio emprendedor quien realiza la conciliación. Si este es tu caso, debes tener todo esto en cuenta para decidir cómo realizarla, si manualmente o de forma automatizada.
Para realizar una conciliación bancaria podemos partir de la base de nuestro libro de contabilidad o de la cartola bancaria, aunque se recomienda que esta última sea nuestra herramienta de trabajo ya que es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores en los que podemos confiar más.
Si se decide hacer de forma manual con la ayuda de un Excel, tendríamos que registrar las fechas de las operaciones realizadas, el concepto de cada una y las consignaciones registradas en los libros de contabilidad y en el estado de cuenta bancario. Luego habría que comparar cada transacción y monto para ver si coinciden.
Entonces, ¿por qué automatizar la conciliación bancaria?
Aunque no lo parezca, hacer la conciliación bancaria de forma manual puede ser un proceso largo y pesado, especialmente cuando somos nosotros mismos los que tenemos que realizarla. Aquí es donde Cuadra acude al rescate.
Como ya sabrás (y si aun no lo sabes pincha aquí), Cuadra se conecta a tu perfil del Servicio de Impuestos Internos y a tus cuentas bancarias para leer los documentos tributarios y movimientos en tus cuentas.
En la plataforma podrás cuadrar los documentos tributarios del SII con los movimientos bancarios para identificar si tienes deudas o cobros pendientes. Incluso si no tienes tiempo para conciliar manualmente la información, gracias a la función “Auto-Cuadrar” podrás recibir diferentes propuestas de conciliación con un solo clic. Esta función detecta automáticamente qué movimientos corresponden a qué documentos tributarios, simplificando los procesos de cobranza y pagos pendientes.
De esta forma conseguimos dos cosas:
Lo primero, que en nuestra conciliación bancaria haya una menor probabilidad de errores. Como ya comentábamos antes, todos cometemos errores y aquí no hay excepción, cuando confías en un software de gestión financiera el margen de error es menor.
Y lo segundo, mayor rapidez en la gestión, para que puedas dedicar ese tiempo a enfocarte en tu negocio. Con tan solo unos pocos clics podrás tener la información necesaria para tu conciliación bancaria y así reducir considerablemente la carga de trabajo.