Hacer y recibir facturas electrónicas parece una tarea sencilla que, sin embargo, puede causarnos problemas si no se realizan correctamente. En el tema de hoy, veremos los diferentes tipos de factura electrónica, qué es un acuse de recibo y también cómo aceptar o rechazar una factura. Comenzamos.
Tipos de factura: Contado, Crédito y Sin costo
En Chile es posible emitir tres tipos de factura: “Contado”, “Crédito” y “Sin costo”; pondremos especial atención a las dos primeras, las más habituales, para ver en qué se diferencian.
La factura, o “Condición de pago”, más utilizada es “Crédito”. En este caso, la empresa que vende el producto o servicio emite este tipo de factura para que posteriormente el cliente haga el pago correspondiente.
Por otro lado, tenemos las facturas al “Contado”, en la que el cliente paga la totalidad del costo del servicio antes o justo en el momento en el que se emite la factura. Podemos encontrar un buen ejemplo de este tipo de facturas en las empresas de retail (cualquier tienda de ropa o calzado), ya que la factura se emite en el mismo momento en el que compramos los productos.
Parece fácil, ¿verdad? Pues es precisamente aquí, con la emisión de facturas al contado, donde muchas Pymes y pequeñas empresas cometen el error. Y es que, por ley, al emitir una factura al contado el cliente no tiene la obligación de pagar nada posteriormente, porque se da por supuesto que ya lo ha hecho. Al seleccionar el tipo de factura tendremos que tener mucho cuidado con este punto porque la ley no nos ampara, no podremos reclamar ni cobrar nada judicialmente y lo único que nos queda es hablar con nuestro cliente, apelar a su ética profesional y solucionar el problema y refacturar (más adelante te contamos cómo).
En resumen: emite facturas al “Contado” solo cuando ya tengas la plata en tu bolsillo; en el resto de los casos, que serán la mayoría, recuerda siempre elegir la opción de “Crédito”.
Acuse de recibo electrónico
Por otro lado, tenemos el “Acuse de recibo electrónico”. El “Acuse de recibo” viene a ser el equivalente digital de la “Cuarta Copia Cedible”. Antes de la llegada de las facturas electrónicas, cada vez que emitíamos una factura a crédito en papel, surgía la necesidad de tener un documento que certificase que el cliente estaba de acuerdo con la factura. Si la copia cedible estaba firmada pero el cliente no pagaba, teníamos una forma de demostrar que ese cobro estaba pendiente. Tras la llegada de la facturación electrónica, el SII implementó el “Acuse de recibo electrónico”, con el que podemos aceptar o rechazar una factura en un plazo de 8 días a desde que el documento tributario electrónico ha sido recibido por el Servicio de Impuestos Internos.
¿Qué implica todo esto? Quizás el dato más importante es que, una vez emitida la factura, tenemos 8 días para aceptar o rechazar dicha factura pero, en caso de no hacer nada, la factura se da por aceptada pasados esos 8 días. Debemos prestar mucha atención a las facturas que emitimos, pero también a las que recibimos puesto que, si encontramos algún error en esa factura fuera de plazo no podremos hacer ningún cambio y podrían reclamarnos el pago (o enviarnos a DICOM).
Si recibimos una factura y vemos que todos los datos están bien, que hemos recibido los servicios o mercaderías y que el importe que tendremos que pagar es correcto, podemos proceder a su aceptación.
Las facturas se pueden aceptar o rechazar en el SII, de a una o de forma masiva. Para hacerlo de una en una, debemos entrar en el Registro de Aceptación y reclamo de un DTE, ingresar el RUT de la empresa emisora de la factura, el folio y el tipo de documento y aceptar o rechazar la factura (aparecerá un botón verde para aceptar y uno rojo para rechazar).
En cambio, para aceptar o rechazar facturas de forma masiva, entraremos en el SII con el RUT de nuestra empresa, iremos al Registro de Compras y Ventas y haremos clic en “Pendientes”. Seleccionaremos las facturas que queramos aceptar o rechazar, pincharemos en “Acuse de recibo masivo”, seleccionamos el tipo de acuse de recibo y por último confirmamos.
¿Y qué pasa si queremos rechazar una factura? ¿Y si nos rechazan una factura a nosotros?
En caso de que tengamos que rechazar una factura o que nos rechacen la factura a nosotros se deberá a una de estas razones:
- Que la factura no tenga toda la información correcta o esté incompleta (“Reclamo al Contenido del Documento”). Puede ser que la dirección de la empresa, el RUT o el código de referencia de la orden de compra, por ejemplo, no sean correctos o no aparezcan. Revisa todos estos datos tanto si tú eres quien emite la factura como si la recibes.
- Que el cliente no esté conforme con los bienes o servicios adquiridos (“Reclamo por Falta Parcial o Total de Mercaderías o Servicios”). Ten mucho cuidado con la persona a la que le entregas productos o servicios a crédito, ya que sólo se puede cobrar judicialmente una factura que haya sido aceptada mediante “Acuse de Recibo” o “No reclamada en el plazo” (después de los 8 días).
- Que el cliente ya te haya pagado. Esto está directamente relacionado con lo que hemos comentado antes y es que, si el cliente ya te pagó, el tipo de factura que debes emitir es al contado.
Como ves, lo más importante es estar atento y hacer un seguimiento de facturas emitidas y recibidas, para poder actuar rápidamente.
También hay que tener en cuenta que, cuando nos rechazan una factura, sea por el motivo que sea, es importante anularla. Hayamos cobrado o no, si emitimos una factura el SII nos cobrará el IVA y los impuestos derivados de las utilidades que nos haya generado la venta. Una vez hecho esto, y si corresponde, podremos refacturar y hacer de nuevo la factura, fijándonos en todos los detalles para no volver a tener ningún problema.
Recuerda que Cuadra se conecta al SII para que puedas monitorear el estado de pago y cobranza de las facturas de clientes y proveedores en la plataforma. No podemos ayudarte a aceptar o rechazar facturas pero ponemos a tu servicio todo nuestro saber para que la tarea sea más llevadera 😉